Недостача ТМЦ. Виновное лицо не обнаружено в 1С

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Недостача ТМЦ. Виновное лицо не обнаружено в 1С». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.

Порядок оформления дефицита

Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.

В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.

Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.

Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.

Как списать недостачу при инвентаризации

Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.

Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.

И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.

• Недостача — это расхождение документального и реального наличия ТМЦ компании: товаров, денежных средств, другого имущества.
• Чтобы документально подтвердить недостачу, проводят инвентаризацию: собирают комиссию, сравнивают остатки и составляют необходимые документы — акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительную ведомость.
• Чтобы взыскать недостачу с работника, он должен быть материально ответственным лицом с подписанным договором и должностной инструкцией. Материальный ущерб должен быть подтверждён результатом служебного расследования.
• Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении.
• Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации.

Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

• при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

• при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

• при ликвидации или реорганизации организации.

Что делать при обнаружении недостачи при инвентаризации?

Инвентаризация является важным процессом для любой организации, позволяющим проверить наличие и соответствие фактического количества товаров и денежных средств с бухгалтерскими записями. Однако, иногда при проведении инвентаризации возникают ситуации, когда обнаруживается недостача товаров или денег.

Если при инвентаризации выявлена недостача, то первым шагом должно быть составление объяснительной записки. В объяснительной записке необходимо указать причины и обстоятельства, которые привели к недостаче. Также важно указать ответственных лиц и описать предпринятые меры по устранению недостачи.

Далее, в зависимости от причин и обстоятельств, может быть принято решение о списании недостающих товаров или денег. В случае списания товаров, их стоимость должна быть отражена в бухгалтерском учете по соответствующим статьям. В случае списания денежных средств, необходимо провести соответствующие операции в кассовом журнале или бухгалтерском учете.

При обнаружении недостачи также важно выяснить причины и обстоятельства нарушения порядка хранения и учета товаров. Если недостача была вызвана неосторожностью или небрежностью сотрудника, ему может быть применена дисциплинарная или материальная ответственность. В случае выявления виновности конкретного сотрудника, ему может быть наложен штраф или применена другая форма взыскания.

Примеры возможных причин недостачи при инвентаризации:

1. Кража товаров или денег.
2. Ошибки при учете или оформлении документов.
3. Недостача товаров, вызванная их естественным износом или порчей.
4. Нарушение порядка хранения товаров.
5. Ошибки при проведении операций с товаром или деньгами.

Важно отметить, что при обнаружении недостачи при инвентаризации необходимо строго соблюдать установленные процедуры и правила. Действия должны быть документально зафиксированы и основаны на соответствующих основаниях, таких как приказы, инструкции и другие документы.

Также важно учесть, что при обнаружении недостачи может возникнуть необходимость в компенсации ущерба. Компенсация может быть произведена за счет сотрудника, ответственного за недостачу, или другими лицами, если их виновность будет доказана.

В заключение, при обнаружении недостачи при инвентаризации важно немедленно принять меры по устранению причин и обстоятельств, провести соответствующие операции по списанию товаров или денег, а также принять меры по наказанию виновных лиц. Только грамотное и ответственное проведение инвентаризационной работы позволит избежать недостачи и обеспечить точность учета товаров и денежных средств.

Почему образуются излишки и недостачи

Когда инвентаризация проведения, по её итогам сравниваются учётные и фактические сведения по количеству конкретных видов ТМЦ. Если фактические показатели превышают учётные, то появляется излишек, а когда наоборот — недостача.

Излишки и недостачи ТМЦ образуются по самым разным причинам:

• ошибки при инвентаризации;
• неверное отражение имущества на счетах бухучёта;
• естественная убыль ТМЦ;
• хищения;
• ошибки в ведении складского учёта и др.

Причины появления недостачи

К главным проблемам торговых складов относится недостача. Исключить возникновение неприятных ситуаций или полностью ликвидировать помогает выяснение причин расхождений. Опытные товароведы к факторам появления недостачи относят:

• проблемы и сбои в работе электронных программ учета;
• пересортицу или же факты отсутствия определенных наименований товаров при одновременной фиксации излишков в других товарных позициях, отличающихся по бренду, разновидностям, сорту, расцветке, артикулу или товарно-материальной ценности;
• некорректные цены или плохо отлаженный контроль за ценообразованием в магазине, благодаря чему в отчетах может появляться продукция с неактуальной стоимостью.

Взаимодействие с сотрудниками при обнаружении недостачи

При обнаружении недостачи товарных активов в процессе инвентаризации, работодатель стоит взаимодействовать с сотрудниками ответственно и профессионально. Важно учесть, что недостачи могут возникать по разным причинам, и не всегда виновными являются сотрудники. Поэтому взаимодействие с ними должно быть конструктивным и направленным на решение проблемы.

Первым шагом стоит провести детальное расследование причин недостачи. Для этого необходимо отразить все товарные активы в учете и сравнить их с фактическим наличием на складе. В случае расхождений нужно составить акт о недостачах, в котором указать все имеющиеся сведения о товарах, их количестве, стоимости и причинах отсутствия.

Последствия недостачи могут быть разными для работодателя. В зависимости от степени ущерба и ряда других факторов, работодатель может принять решение о дальнейших действиях. Например, в случае незначительной недостачи, работодатель может решить списать убытки и не преследовать ответственных лиц. Однако при больших расхождениях или систематической недостаче, работодатель может принять меры вплоть до увольнения сотрудников.

Для оформления недостачи работодатель обязан иметь материально ответственного лица. Он должен учесть все пересортицы и отразить их проводками в учете. Также важно оформить все документы, связанные с формированием инвентарной описи, актами о недостачах и прочими документами, которые могут понадобиться для дальнейшего анализа и контроля.

Руководство компании должно обеспечить сотрудников всей необходимой информацией о правилах учета и оформления недостачи. Сотрудники должны знать, что такое недостача и как ее оформить. Также руководство должно предоставить сотрудникам возможность скачать образцы документов для оформления недостачи и ознакомиться с ними.

Взаимодействие с сотрудниками при обнаружении недостачи включает также обязанность работодателя удержать сумму недостачи с заработной платы сотрудников, виновных в ее возникновении. Однако стоит помнить, что удержание денежных средств возможно только при наличии письменного согласия сотрудника.

Итоги годовой инвентаризации должны быть оформлены в виде отчета, в котором будут указаны все факты недостачи, причины и меры, принятые работодателем. Такой отчет является важным инструментом для анализа и контроля недостачи и позволяет работодателю принимать соответствующие меры для предотвращения возникновения подобных ситуаций в будущем.

В настоящий момент органы государственной власти позволяют составлять учётную документацию без использования общеобязательных унифицированных бланков. Акт о недостаче товара при инвентаризации, как и многие другие официальные бумаги, может быть написан в свободной форме. Отметим, что используемая форма акта должна быть утверждена соответствующим приказом руководителя, о чём делается отметка в самом документе.

Исполнить документ рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём заранее обозначены реквизиты организации, проводящей процедуру. При отсутствии заготовленной формы допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4, прописав сведения о предприятии от руки.

Написать текст можно одним из двух общепринятых способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и машинописным при помощи компьютерных средств. Этот вопрос решается индивидуально в каждом отдельном случае председателем комиссии с учётом мнения коллег.

Проведение инвентаризации на складе: зачем это нужно и каковы этапы процесса

Как в компании понимают, что у них на складе есть товар «А»? Из учетной системы. Если остаток по товару ненулевой, значит, он должен где-то быть. А должен ли? Ведь данные бухучета иногда живут своей жизнью: по документам складская картина мира одна, а по факту – совсем другая.

Почему? Потому что когда в 1С вбивали данные накладных на приход, то ошиблись с артикулом и теперь один товар будто бы лишний, а другого не хватает. Потому что нечистый на руку кладовщик потихоньку сливал бензин из цистерны компании в свою канистру и однажды слил вообще все. Потому что экспедитор забыл отдать товаросопроводительные документы в бухгалтерию, там не приняли партию материалов к учету и теперь их словно вообще не существует.

Чем больше таких историй, тем сильнее будут отличаться бухгалтерские цифры от реальной ситуации.

Вернуть бухучет «на землю» помогает инвентаризация. Идем на склад, смотрим, что там лежит, пересчитываем и перевзвешиваем. Так узнаем настоящее положение дел, сравниваем его с бухгалтерскими данными, фиксируем излишки или недостачи. И заодно ловим двух зайцев:

• повышаем достоверность бухгалтерской отчетности;
• видим проблемы в системе внутреннего контроля.

К примеру, итоги «всамделишной», а не формальной инвентаризации открывают глаза руководству на масштабы прямого воровства и прочие ухищрения сотрудников.

Вот парочка ситуаций для иллюстрации того, как оно бывает.

Первая. Компания позвала аудиторов, чтобы они провели независимую инвентаризацию. В том числе требовалось подсчитать объем щебенки, которая хранилась на предприятии много лет. Аудиторы попросили бульдозериста выровнять щебеночную насыпь, чтобы было легче провести замеры и потом применить расчетную формулу для объема конуса. В процессе работы бульдозер невзначай откопал в щебенке кем-то спрятанную там бочку с топливом.

Вторая. В ходе инвентаризации аудиторы нашли излишки материалов, которые в 1С значились как списанные. Стали разбираться, кто и куда оформлял списание. Оказалось, что это сотрудники ремонтного подразделения составляли фиктивные акты на выполненные работы. Проверка от аудиторов застала их врасплох, поэтому они не успели вывезти складские излишки и сбыть их налево, как это делали раньше.

Мы привели эти реальные истории затем, чтобы показать, формальная инвентаризация – зло. Никем не контролируемые работники могут начать воровать, на складе разведется бардак и потери бизнеса будут исчисляться миллионами.

Раз все так серьезно, давайте разбираться, как правильно и эффективно инвентаризировать склад. Расскажем про пять этапов процесса:

1. Определяем, нужно ли проводить инвентаризацию.
2. Назначаем комиссию и готовим инвентаризационную опись.
3. Считаем активы на складе и записываем их количество.
4. Находим излишки, недостачи и фиксируем их в специальных ведомостях.
5. Составляем документы так, чтобы уйти от налоговых претензий.

Этап 4. Что такое излишки и недостачи и куда их записывать

Излишки – это активы, которые фактически есть, а по бухгалтерским документам отсутствуют. Недостачи – это активы, которых фактически нет, но на бухгалтерских счетах они значатся.

Инвентаризация как раз и затевается ради поиска излишков или недостач. Если они обнаруживаются, бухгалтерия пишет проводки:

• лишние товары приходует;
• отсутствующие списывает на виновников или на расходы предприятия.

Чтобы бухгалтер мог сделать проводку, ему нужен документ. В случае с инвентаризацией таких документов будет целый ворох. Вот такой:

• инвентаризационная опись;
• сличительная ведомость;
• ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией;
• приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Что делать, если не согласен с недостачей?

Недостача на предприятии является сложной ситуацией, приводящей к конфликту между сотрудником и начальством. Если после проведенной инвентаризации выявляется отсутствие имущества, руководство привлекает к ответственности лиц, которые за него отвечают. В случае не согласия с недостачей или рассчитанной суммой возмещения, первым делом надо запросить у работодателя все документы по инвентаризации и расследованию инцидента. Работник вправе обратиться в суд с исковым заявлением об обжаловании действий работодателя.

Трудовым законодательством предусмотрены случаи, при которых исключается ответственность персонала за недостачу. Например, несоблюдение директором надлежащих правил хранения имущества, форс-мажор, нормальные риски фирмы, следствие крайней необходимости или необходимой обороны. При наличии таких обстоятельств, работник должен указать их в иске.

Важно знать, что при несогласии выплатить ущерб, работодатель сможет его взыскать только в судебном порядке. Ему придется доказать судье вашу вину в недостаче.

На заседании надо ходатайствовать об истребовании необходимых документов, которые вам на руки не выдали. Для доказывания своей невиновности в суд предоставляются все имеющиеся доказательства, подойдут даже свидетельские показания.

Ст. 250 ТК РФ предусмотрено, что судом, по ходатайству работника, может быть уменьшен размер возмещения. Это зависит от доходов, семейного положения работника, степени и формы его вины и иных обстоятельств. Их наличие должен будет доказать сам работник. Однако же полностью от выплаты ущерба не освободят.

Снижение суммы взыскания возможно, как при частичной, так и при полной материально ответственности. Как показывает судебная практика, если заявление о снижении суммы не поступило, судья должен сам вынести вопрос на обсуждение.

Для защиты своих прав лучше обратиться к нашему юристу по трудовым спорам. Он не только проконсультирует все по вашей ситуации, но и подготовит исковое заявление или возражение на заявление предприятия в соответствии с законом. Так же, адвокат докажет отсутствие вины работника, а при ее наличии, оспорит сумму взыскания и докажет необходимость снижения размера возмещения.

Выявленную недостачу в рамках инвентаризации необходимо списывать следующим образом:

• В течение года, в котором была проведена проверка.
• Только одним лицом, которое признано ответственным за выполнение инвентаризации.
• Недостача товара при инвентаризации списывается с имущества либо товаров, имеющих одно наименование.
• Списывают с имущества либо товаров, которые находятся в одинаковом количестве.

Также существует определенный порядок, которого необходимо придерживаться.

Недостачу при инвентаризации списывают в следующем порядке:

• Необходимо получение приказа на списание непосредственно от руководства предприятия.
• В рамках данной процедуры списывают остаточную стоимость основных средств, себестоимость готовой продукции и материалов, закупочную цену товаров, а также транспортные расходы и оплату работы сотрудников, которые проводят инвентаризацию. Списание, как правило, осуществляется с кредита в дебет по счёту № 94, который называется «Недостачи и потери ценностей».
• Проводится сравнение суммы расходов с нормами убыли после их расчёта в бухгалтерии. В том случае если данная сумма будет меньше норм естественной убыли продовольственных товаров и любых других групп товаров, ее можно списывать на расходы предприятия.

Как предотвратить недостачу товара?

Прежде всего, необходимо определить причины возникновения недостачи товара. Они могут быть различными: от ошибок в составлении товарно-материальных доскладных в результате некорректного оформления записок до преднамеренных действий со стороны нечестных сотрудников. Кто именно виновен в возникновении недостачи должно быть отражено в объяснительной записке, которую составляет лицо, связанное с работодателем.

На основании результатов инвентаризации и других проверок формируется объяснительная записка по недостаче. Для составления такой записки есть определенная форма, которую следует использовать. В объяснительной записке необходимо указать причину возникновения недостачи, привести примеры случаев хищения или избыточной недостачи, а также описать возможные последствия дефицита ценностей.

Оформление объяснительной записки должно проводиться по срокам, определенным внутренними правилами компании. При этом необходимо учитывать, что процедура расследования недостачи требует времени, поэтому необходимо действовать оперативно.

Важно помнить, что после расследования дела о недостаче на складе могут быть приняты меры в отношении виновных лиц. Это может быть выговор или даже увольнение сотрудников, участвовавших в хищении или других незаконных действиях.

Похожие записи:

• Льготы Чернобыльцам В Донецкой Народной Республике В 2023г
• Перечень документов
• Предоставление земельных участков многодетным семьям