Как перейти на электронный документооборот и нужно ли это делать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как перейти на электронный документооборот и нужно ли это делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Типовые сценарии введения электронного документооборота позволяют понимать основные этапы внедрения ЭДО в организации и соблюдать их последовательность. Они помогают компании комфортно перейти на электронный документооборот с учетом особенностей своих внутренних бизнес-процессов.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота на предприятии

Рассмотрим, с какими проблемами внедрения системы электронного документооборота (СЭД) сталкиваются в организациях.

Сопротивление со стороны персонала. Обучение новому порядку работы может вызывать сложности, особенно у старшего поколения. Рекомендуем прежде всего вводить ЭДО для молодых работников, грамотно прописывать инструкции и при необходимости устраивать кадровые перестановки.

Незаинтересованность руководства. Руководители организации, начальники подразделений и директора своим примером мотивируют работников активнее работать с ЭДО. Отсутствие заинтересованности руководящего состава ставит под угрозу организацию на предприятии электронного документооборота.

Слабая структурная организованность. Характерно для компаний, которые часто перестраивают структуру организации. Новые связи между отделами выстраиваются долго, нарушенные коммуникации вызывают неразбериху в документации и маршрутах её движения.

Низкий уровень документооборота. Небольшие организации часто не имеют развитого делопроизводства. Большинство рабочих моментов решается «на словах», без оформления бумаг. С этим поможет справиться грамотно выстроенная и удобная для сотрудников система электронного документооборота (СЭД) на предприятии.

Контрагенты, которые продолжают работать с бумагой. Перевод «на цифру» внутренних документов не имеет смысла, если все партнёры компании продолжают вести документооборот на бумаге. Расскажите контрагентам о преимуществах ЭДО и пригласите их через письмо от руководства компании.

Перевод архива документов в электронный формат. Кропотливая и долгая работа, которой, к сожалению, не избежать, если у вашей компании накопился большой архив документов.

Что такое электронные документы и система ЭДО

Электронная форма документа представляет собой файл, подписанный с использованием электронной подписи. Она не требует распечатки, поскольку электронные документы являются эквивалентом бумажных документов с личной рукописной подписью.

У любого документа, такого как счет-фактура, акт или договор, есть возможность быть преобразованным в электронный формат.

Электронную документацию можно использовать внутри компании или при ведении бухучета ИП, при взаимодействии с контрагентами, налоговыми органами. Это удобно, поскольку их не нужно печатать — документооборот происходит быстрее и проще, а также сложнее потерять, подделать или перехватить информацию.

Электронная система документооборота, или СЭД, представляет собой услугу, которую компании или ИП используют для обмена электронными документами. Сам процесс обмена называется электронным документооборотом, или ЭДО. ЭДО имеет несколько видов:

• Внутренний

Это документооборот, осуществляемый между сотрудниками и руководством компании или ИП. Такой обмен не регулируется законодательством, поэтому каждый бизнес может установить свои собственные правила обмена документами.

• Внешний

Это обмен электронными документами с контрагентами. Здесь при составлении документов необходимо соблюдать определенные нормы, установленные законодательством.

• С государственными органами

Это представление отчетности и других документов в налоговую службу, Социальный фонд России, Росстат и другие ведомства.

Чтобы использовать электронный документооборот, должны выполняться два условия:

• Документы должны быть подписаны электронной подписью, такой же, которая используется для подписи отчетности в налоговую службу.

• Пересылку документов должен осуществлять оператор электронного документооборота.

Как подписывать электронные документы

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (ЭЦП), а в отдельно оговоренных случаях — простой электронной подписью. Например, на акте о консервации (расконсервации) ОС председатель комиссии должен поставить квалифицированную подпись, а остальные участники комиссии — простую.

Любое взаимодействие, которое осуществляется с помощью электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63 «Об электронной подписи».

В законе предусмотрены 2 вида подписей — простая и усиленная. Усиленная, в свою очередь, подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную.

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, всегда признаются равнозначными документам, подписанным собственноручно и могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Исключение составляют случаи, когда законодательство допускает составление документа только на бумажном носителе. Электронные документы, подписанные простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством или соглашением между сторонами.

Важно знать!

НК РФ признает только те электронные документы, которые подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Исключение составляет только передача налогоплательщиками (физическими лицами) документов в электронной форме через личный кабинет, где допускается применение усиленной неквалифицированной электронной подписи (п. 2 ст. 11.2 НК РФ).

Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.

• Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
• Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
• Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
• Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
• Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.

Суть электронного документооборота в том, что вся работа с документами внутри бизнеса ведётся в цифровом формате. Например, руководитель может подписать электронное соглашение с помощью ЭП и отправить его контрагенту, вместо того, чтобы ездить на встречу для подписания бумажных документов. Электронные файлы передают в специальной системе для ЭДО.

Это как обмениваться документами по электронной почте. Алгоритм примерно такой:

1. Отправитель создает нужный файл или загружает его с ПК.
2. Подписывает документ электронной подписью.
3. Отправляет файл получателю.
4. Документ приходит адресату в течение пары секунд. Тот открывает файл и пописывает своей электронной подписью.
5. Система ЭДО обновляет статус документа.
6. Подписанный файл остаётся у каждой из сторон.

Если по электронному документообороту передают юридически значимые файлы, в процесс вовлекаются такие стороны:

• участники документооборота — ИП и компании, которые непосредственно отправляют и получают файлы;
• УЦ, выдавший электронные подписи;
• оператор ЭДО, обслуживающий систему для обмена электронными файлами;
• государственные учреждения, которые аккредитуют операторов ЭДО и регулируют их работу.

Шаг 1. Внесение коррективов в учётную политику

Порядок работы с документами — важный критерий, который отражается в учётной политике. Если предприятие отказывается от стандартного документооборота, предпочитая ему цифровой, политику необходимо скорректировать.

Компания оформляет положение об ЭДО, в котором фиксирует основные моменты:

• вид электронной подписи, которой будут пользоваться сотрудники и руководитель для заверения документов;
• список документов, которые будут передавать и получать с помощью ЭДО;
• правила хранения электронных файлов и т.д.

Шаг 4. Выбираем оператора

Оператор ЭДО — это организация, которая разрабатывает системы для электронного документооборота, предоставляет их пользователям и поддерживает их работу.

Порядок работы с документами будет зависеть от возможностей, которые предлагает оператор. Функционал у каждой компании свой. Нужно выбирать, отталкиваясь от конкретных потребностей бизнеса.

• Электронный документооборот в компании — удобный способ оперативно обмениваться документами с сотрудниками, с контрагентами, а также направлять отчёты в ФНС и СФР.
• Расходы на ЭДО должны окупиться за счёт снижения финансовых и временных затрат на обмен бумажными документами, а также на их хранение.
• На ЭДО можно переходить постепенно, совмещая его с классическим документооборотом. Некоторые кадровые документы в любом случае придётся подписывать на бумаге.
• Есть много операторов/сервисов ЭДО. Но принципы электронного документооборота у всех одинаковы. У компании и её контрагентов могут быть разные операторы — это не помешает обмену файлами между ними.
• Чтобы перейти на ЭДО, нужно выбрать сервис и тариф, получить КЭП и настроить компьютер или кассу. Затем к обмену электронными документами можно приглашать контрагентов.

Плюсы ЭДО — какие они?

Электронный документооборот имеет весомые преимущества, которые помогают бизнесу экономить средства и время и, как следствие, увеличивать эффективность. Ниже отметим самые главные из них.

• Экономия времени. Подписать документ электронной подписью и переслать — операция займет максимум несколько минут, в отличие от распечатывания, подписания и проставления печатей на бумажном документе.
• Простота обмена электронными документами. Бюрократическая рутина со сбором и хранением бумажных документов, организацией почтовой пересылки останутся в прошлом.
• Снижение затрат на бумагу и пересылку документов. Стоимость обслуживания ЭДО ощутимо меньше, чем затраты на обмен документами офлайн.
• Удобный архив документов. Электронным документам не нужно отдельное помещение для хранения и куча шкафов — теперь архивы можно хранить на специальных защищенных серверах. А утилизировать электронные документы также проще, чем огромный бумажный архив за несколько лет.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

1. УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
2. Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
3. Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

• договора
• счета-фактуры
• акты
• первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
3. Площадка фиксирует данные о документе.
4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

• Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
• Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности. Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет. Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Каким подразделениям компании может понадобиться внутренний ЭДО.

Внутренний электронный документооборот может охватывать как все движение внутренней документации, так и отдельных ее подразделений.

7 основных видов внутренней документации компании:

1. Управленческий ЭДО — ведение организационных и распорядительных документов.
2. Кадровый ЭДО — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.
3. Коммерческий ЭДО — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.
4. Производственный ЭДО — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
5. Финансовый ЭДО — ведение финансовой отчетности.
6. Складской ЭДО — ведение инвентаризации, актов о приемке материалов и др.
7. Архивный ЭДО — систематизация и упорядочение документов организации.

Похожие записи:

• Как открыть свадебный салон [бизнес план с расчетами на 2023 год]
• Какие льготы имеет ветеран труда в Московской области в 2023 году?
• Льготы на электричку для студентов в 2023 году