Копии документов сотрудников и защита персональных данных
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Копии документов сотрудников и защита персональных данных». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первоначально необходимо отметить, что работодатели являются ответственными за сохранность и конфиденциальность личных данных своих работников. Поэтому все копии документов должны храниться в надежном и защищенном от несанкционированного доступа месте.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2023 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Третья, заключительная, группа включает в себя заявление работника и приказ по организации об увольнении.
При формировании личных дел необходимо учитывать следующие нюансы:
- они должны вестись на каждого работника, оформленного по трудовому договору, независимо от срока его работы;
- если один и тот же сотрудник трудится в организации на нескольких должностях, то есть, оформлен по договору внутреннего совместительства, личное дело заводится на каждую должность;
- если сотрудник был уволен, а затем был принят на работу в данную организацию вновь, то личное дело необходимо завести вновь;
- как правило, в личном деле содержатся копии личных документов (в частности паспорта с фотографией), поэтому кадровику необходимо в обязательном порядке оформлять с работником соглашение на обработку персональных данных;
Правовые аспекты хранения копий документов
Согласно законодательству, работодатель не имеет права использовать копии документов работника в коммерческих целях, кроме случаев, предусмотренных договором или законом. Копии документов также не могут быть переданы третьим лицам без согласия работника.
Важно отметить, что работодатель не имеет права хранить копии документов после окончания трудового договора с работником. Исключение составляют случаи, когда законодательством или установленными правилами предусмотрено обратное.
Также следует отметить, что работодатель обязан уничтожить копии документов работника в случае, если он заявил об этом в письменной форме. Это право работника не может быть ограничено и работодатель обязан выполнить данное требование незамедлительно.
Таким образом, правовые аспекты хранения копий документов работников в 2024 году являются важными для работы каждого работодателя. Соблюдение требований законодательства и защита личных данных работников являются основными принципами в этой области.
Тенденции развития в хранении личных данных сотрудников
В 2024 году происходят значительные трансформации в сфере хранения информации о сотрудниках. Основная тенденция заключается в запрете на хранение копий документов в личном деле работника. Ранее, для подтверждения личной идентификации сотрудника, работодатели требовали предоставления копий паспорта, трудовой книжки и других документов. Однако, такая практика сопровождалась рисками утечки данных, а также создавала проблемы с соблюдением требований законодательства о защите персональных данных.
Вместо копий документов, все персональные данные о сотруднике будут храниться в электронной форме. Каждому сотруднику будет присвоен уникальный идентификатор, по которому можно будет получить необходимую информацию. Это позволит упростить процедуру обращения к данным, а также обеспечить их более надежную защиту.
Для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным, в 2024 году применяются новые меры безопасности. К ним относятся:
- Двухфакторная аутентификация. Для доступа к персональным данным сотрудника необходимо проходить процедуру двухфакторной аутентификации, например, с помощью пароля и одноразового кода, полученного по SMS.
- Шифрование данных. Вся информация о сотрудниках будет храниться в зашифрованном виде, чтобы предотвратить возможность распознавания данных при несанкционированном доступе.
- Ограничение доступа. Каждый сотрудник будет иметь доступ только к той информации, которая необходима для выполнения его рабочих функций. Кроме того, доступ к персональным данным будет ограничен по ролям и уровням доступа.
Такие изменения позволят более эффективно управлять хранением и использованием персональных данных сотрудников. Они сделают процесс получения доступа к информации более безопасным и удобным, снизят риски утечки данных и помогут соблюдать требования законодательства.
Перечень документов, запрещенных для хранения в личном деле работника
При формировании личного дела работника необходимо учесть ограничения по хранению определенных документов. Следующие документы запрещено хранить в личном деле работника:
| Документы | Причины запрета |
|---|---|
| Медицинские справки и результаты обследований, содержащие информацию о состоянии здоровья и инвалидности работника | Сведения о состоянии здоровья являются личными и конфиденциальными. Их хранение должно осуществляться отдельно в медицинском учреждении. |
| Личные фотографии и сведения о персональной жизни работника | Данные являются конфиденциальными и не относятся к трудовой деятельности работника. |
| Документы, содержащие информацию о политических и религиозных взглядах работника | Уважение к приватной сфере и уверенность в равноправии граждан являются основными причинами запрета хранения таких документов. |
| Личные письма и корреспонденция работника | Данные являются приватными и не относятся к рабочим обязанностям работника. |
| Документы, содержащие информацию о членам семьи, родственниках или близких работника | Данные являются конфиденциальными и необходимо соблюдать право на личную жизнь членов семьи и близких лиц. |
При создании и хранении личного дела работника необходимо соблюдать законодательные требования, устанавливающие ограничения по хранению определенных документов. Нарушение правил хранения может повлечь за собой административную или дисциплинарную ответственность.
Личные письма и персональные записи
Хранение личных писем и персональных записей в личном деле работника может нарушать право работника на конфиденциальность и приватность.
Помимо этого, личные письма и персональные записи могут содержать информацию, которая не относится к работе или официальным деловым задачам. Их наличие в личном деле может затруднить процесс анализа профессиональных достижений и оценки работы сотрудника.
В целях защиты конфиденциальности и неприкосновенности работников рекомендуется хранить личные письма и персональные записи в индивидуальных закрытых ящиках или других созданных для этой цели местах хранения.
Важно помнить о требованиях к обработке персональных данных. Личные письма и персональные записи работников могут содержать персональные данные, поэтому их обработка должна соответствовать требованиям Закона о персональных данных и другим применимым законодательным актам.
Требования к первичной документации
С 1 января 2024 года вступает в силу новое законодательство, которое предъявляет определенные требования к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства.
Все документы, связанные с кадровым делопроизводством, должны быть составлены на русском языке и представлены в письменной форме. Допускается использование электронного документооборота, но при этом обязательным условием является соблюдение требований к оформлению и подписанию электронных документов.
Первичная документация должна быть четко и ясно заполнена, без исправлений и стираний. Даты и подписи в документах должны быть разборчивыми и легко узнаваемыми. В случае необходимости, эти данные могут быть заверены печатью организации или должностными лицами.
Основными видами первичной документации в кадровом делопроизводстве являются: трудовой договор, приказы, отчеты о начислениях и удержаниях, табель учета рабочего времени, личные дела сотрудников. Каждый документ должен содержать полные и достоверные сведения, отражающие фактическое состояние сотрудника и трудовые отношения.
Также, требования к первичной документации включают обязательное наличие всех необходимых разделов и реквизитов. К документам могут быть приложены необходимые справки и документы, подтверждающие указанные в них сведения.
Соблюдение требований к первичной документации в сфере кадрового делопроизводства является важным фактором для обеспечения правовой и операционной безопасности предприятия. Поэтому организации и работодатели должны быть внимательны к оформлению и представлению всех соответствующих документов в предусмотренные сроки.
Новые положения о конфиденциальности
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:
- номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
- графу «порядковый номер документа»;
- графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
- графу «дата документа»;
- графу «заголовок документа»;
- графу «дата включения документа в личное дело»;
- графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Документы для личного дела работника и его формирование
После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.
Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.
При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.
* * *
Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Документы для формирования личного дела
Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.
Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.
Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:
- Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
- Заявление о приеме;
- Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
- Копия военного билета (при наличии)
- Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
- Справки об отсутствии судимости.
- Справки с прежних мест работы и т. д.
Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:
Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:
- Должностная инструкция;
- Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
- Согласие на обработку ПД;
- Заявление о предоставлении вычетов;
- Заявления на отпуска;
- Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
- Справки о последующих медосмотрах;
- Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
- Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.
Документы, необходимые для заполнения личной карточки
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:
- паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
- трудовая книжка;
- страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.
В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:
- документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
- загранпаспорт;
- справка о наличии (отсутствии) судимости.